Das neue CariNet – zeitgemäßes Wissensmanagement im Verband

Seit mehr als 20 Jahren unterstützt das CariNet die Mitglieder des Caritasverbandes dabei, sich über regionale Verbandsgrenzen hinweg auszutauschen und gemeinsam an verbandlichen und fachlichen Themen zu arbeiten. Schon in den Anfängen des betrieblichen Wissensmanagements erkannte die Caritas die Zeichen der Zeit und ließ mit dem CariNet ein dafür geeignetes Softwaretool entwickeln - angepasst an die Bedarfe des Verbandes. Das CariNet hat sich seither als digitaler Ort etabliert: Hier werden nicht nur gesamtverbandliche Themen gemeinsam beackert sowie Wissen, Personen, Adressen, Termine und Informationen gefunden, hier kann auch in geschlossenen Arbeitsgruppen vertraulich gearbeitet werden. Dazu können sich Mitarbeitende der eigenen Organisation zusammentun, aber auch Kolleg:innen anderer Verbände oder externe Fachleute einbinden. Die Anwendungsszenarien sind so vielfältig wie die Verbandsarbeit.

Vorprojekt bezog den Verband in seiner Breite ein

In Anbetracht sich ändernder Erwartungen der Nutzer:innen war es in den letzten Jahren an der Zeit, das CariNet technisch und konzeptionell für aktuelle und kommende Herausforderungen fit zu machen. Das Ziel: ein modernes, nutzer:innenzentriertes, an aktuelle Arbeitsweisen angepasstes und einfach zu bedienendes CariNet. Ein Vorprojekt, das Wert auf eine breite verbandliche Beteiligung legte, bezog unterschiedliche Akteur:innen ein, um konkrete Anwendungsfälle und Bedarfe berücksichtigen zu können. Mit Beteiligung einer auf Nutzererfahrung (User Experience, UX) spezialisierten Agentur wurden in Workshops sogenannte Persona-Analysen¹ durchgeführt, Funktions- und Bedienkonzepte erarbeitet und daraus nutzerfreundliche Oberflächendesigns entwickelt. In einem agilen Projektablauf wurden immer wieder Zwischenergebnisse vorgestellt und diskutiert, und das Feedback dazu floss in die weitere Entwicklung des CariNet ein. Für die Umsetzung setzten die Beteiligten auf bewährte aktuelle und öffentlich zugängliche Technologien (Open Source). Dadurch ließen sich der Entwicklungsaufwand reduzieren, Abhängigkeiten vermeiden und die Skalierung ermöglichen.

Viele neue Möglichkeiten

Das Ergebnis des Prozesses ist seit März 2023 online (www.caritas.de/carinet2023). Das neue CariNet stellt im zeitgemäßen und bedienfreundlichen Design den Informationsaustausch in den Mittelpunkt. Die neue Benutzeroberfläche ermöglicht es, Wissen ge­meinsam strukturiert in Arbeitsgruppen, Beiträgen oder in Wikis zu erarbeiten und festzuhalten.²

Bilder lassen sich über Galerien einfach durchsuchen. Die Oberflächen, Darstellungen und Funktionen passen sich dabei responsiv dem jeweiligen Endgerät an, mit dem der:die Nutzer:in die Inhalte aufruft. Zuletzt bearbeitete Themen bleiben auf der Startseite stets im Blick, und dank einer Info-Tour finden sich auch neue Nutzer:innen schnell zurecht. Die übersichtliche und einfache Navigation und die effiziente Suchfunktion führen zielorientiert zu den gewünschten Informationen.

Das KDG³-konforme Teilen von Inhalten geht noch leichter von der Hand, und Benachrichtigungen halten Nutzer:innen gezielt auf dem Laufenden. Offene Arbeitsgruppen mit Selbstregistrierung ermöglichen den schnellen und unkomplizierten Austausch.

Für die Nutzung braucht es lediglich zwei Dinge: Ein internetfähiges Endgerät - egal ob PC, Laptop, Mac, Smartphone oder Tablet - und einen CariNet-Account (Zugang). Wer darüber hinaus aktiv Arbeitsgruppen erstellen und verwalten will, kann sich vom CariNet­-Team einen eigenen Arbeitsbereich einrichten lassen.

Entscheidend ist die Kultur der Gemeinsamkeit

Das CariNet für sich genommen ist zwar ein starkes, jedoch eben nur ein Werkzeug. Es ermöglicht sowohl innerhalb der eigenen Organisationsstrukturen mit den eigenen Mitarbeitenden und Mitgliedern als auch organisationsübergreifend, effizient zu arbeiten und gleichzeitig von dem wertvollen Wissensschatz des gesamten Verbands zu profitieren. Das funktioniert so gut, wie eine Kultur der Transparenz, Zusammenarbeit und Offenheit gepflegt und gelebt und diese Synergien durch die Arbeit mit dem System gefördert werden. Es kann nur dann einen Mehrwert generieren und sein Potenzial entfalten, wenn die Nutzung in der Verbands- und Organisationskultur sowie in der Arbeits- und Wissenskultur verankert ist und stetig begleitet wird. Ein aktives Wissensmanagement hilft bei entsprechender Transparenz, unnötige Doppelarbeit zu vermeiden und in Kenntnis bestehender Lösungen zu besseren Ergebnissen zu kommen.

Vorhandenes Wissen, Ideen, Konzepte und Informationen können sich hierbei einfach im Verband verbreiten und rückgekoppelt werden. Dafür braucht es einen Ort, an dem Wissen recherchiert, ergänzt, ausgetauscht und strukturiert abgelegt werden kann. Dadurch werden nicht nur Fachthemen, sondern auch die verbandliche Arbeit und die Prozesse der gesamten Caritas transparent, sicht- und erlebbar. Monolithische Anwendungen und unverbundene "Wissenssilos" sind für einen lernenden Verband kontraproduktiv - deshalb bietet das CariNet als zentrales Wissensmanagement eine offene, verbandsübergreifende Lösung für alle.

Mit der neuen Oberfläche, den Funktionen und Technologien sind wichtige Meilensteine auf dem Weg zu einem vernetzten und lebendigen Wissensmanagement innerhalb der Caritas erreicht. Aber auch in den kommenden Jahren braucht es Kontinuität und eine konstante und bedarfsgerechte agile Weiterentwicklung dieser kraftvollen Werkzeuge, die der Deutsche Caritasverband als Aufgabe ernst nimmt und vorantreibt. Vor allem benötigt das CariNet aber die Verbände, die mit ihm arbeiten, die Synergien wirklich nutzen, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen und so die Arbeit mit dem CariNet für uns alle immer lohnender machen.

Anmerkungen

1. Die Persona-Methode ist ein nützliches Instrument zur Bedarfs- und Zielgruppen-Analyse. Aus Sicht einer fiktiven Nutzerin aus der festgelegten Zielgruppe - der "Persona" - werden Anforderungen an das Produkt definiert.
2. Das klassische CariNet mit der bisherigen Benutzeroberfläche ist weiterhin erreichbar. Die Daten werden mit dem neuen CariNet synchronisiert.
3. Gesetz über den kirchlichen Datenschutz.