Der Aufsichtsratschef als Vermittler

Nur Erster unter Gleichen? Mitnichten! Zwar gilt für den/die Vorsitzende(n) eines Aufsichtsrates das Kollegialitätsprinzip. Demgemäß haben alle Angehörigen des Gremiums dieselben Informations- und Mitwirkungsrechte. Aber darüber hinaus gibt es Befugnisse, die allein dem Vorsitzenden zustehen. Sie lassen seine gehobene Stellung erkennen, die im Alltag fortlaufend Bestätigung findet: Während die Geschäftsleitung Tag für Tag am Zuge ist, kommen die Mitglieder des Kontroll- und Beratungskreises, also des Aufsichtsrates, nur in großen zeitlichen Abständen zusammen. Es muss indes zwischendurch eine Verbindung geben zwischen Geschäftsleitung und Aufsichtsrat; die Brücke bildet dessen Vorsitzende(r).

Die Gestaltungsfreiheit des/der Vorsitzenden ist groß. Sie wird vorgezeichnet durch Gewohnheitsrecht und bewährte Praxiserfahrungen. Gesetzliche Normen sind spärlich. Freie Empfehlungen hingegen finden sich in manchem Kodex für gute Unternehmungsführung - auch für Werke in Caritas und Diakonie. Präzise Leitsätze enthält die von der Deutschen Bischofskonferenz jüngst aktualisierte "Richtlinie für soziale Einrichtungen in katholischer Trägerschaft" ("Arbeitshilfe 182", 3. Aufl.).

Generell hat der/die Aufsichtsratsvorsitzende diejenigen Kompetenzen, die dem Chef eines kollegialen Gremiums üblicherweise zukommen. Es handelt sich vor allem um drei Befugnisse: Der/Die Vorsitzende bereitet die Sitzungen des Aufsichtsrates vor und leitet diese. Er/Sie koordiniert dessen Arbeit. Vor allem ist er/sie Mittler zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsleitung. Bei der Vorbereitung der Aufsichtsratssitzungen entscheidet der/die Vorsitzende - möglichst im Konsens mit der Geschäftsführung - darüber, welche Themen in welcher Reihenfolge die Tagesordnung bilden. Er/Sie ist verantwortlich dafür, dass zur Sitzung korrekt eingeladen wird und dass der Agenda, wenn nötig, Informationen (zum Beispiel Bilanzzahlen) beigefügt sind. Gerade in Werken der Wohlfahrtspflege wird zu Sitzungen des Aufsichtsgremiums routinemäßig auch die Geschäftsführung eingeladen. Zwingend ist das aber nicht. Zu denken ist an den Fall, dass es in der Geschäftsführung kriselt. Dann kann es im Interesse einer unbefangenen Diskussion geboten sein, dass der Aufsichtsrat einmal in Abwesenheit der Geschäftsführung tagt. Über Ausnahmen dieser Art entscheidet der Vorsitzende, wobei die Abstimmung mit den anderen Mitgliedern des Gremiums anzustreben ist.?Die Eignung des Vorsitzenden als Sitzungsleiter - zum Beispiel sein Geschick zum Straffen der Diskussion - bestimmt den Ertrag der Beratung und deren Dauer. Wer konzentriert führt, vermeidet Zeitverschleiß. Der/Die Vorsitzende und nicht etwa die Geschäftsleitung zeichnet zudem verantwortlich für das ­Sitzungsprotokoll.

Der/Die Vorsitzende plant nicht nur die aktuelle, sondern auch die zukünftige Arbeit des Aufsichtsrates. Auch kann er/sie vor der Entscheidung über schwierige Themen die Anhörung von Expert(inn)en veranlassen. Eine solche Konsultation sollte der/die Vorsitzende nur in Einklang mit der Geschäftsleitung herbeiführen. Denn diese ist es eigentlich, die gebotene Erläuterungen präsentieren muss. Speziell gefordert ist das Aufsichtsgremium, wenn die Berufung eines neuen Mitglieds der Geschäftsführung ansteht. Beim Vorsitzenden, der dann Zielvorstellungen und Bewerbungsgespräche zu koordinieren hat, ist in diesem Falle "Hochsaison".

Der eingangs genannte Brückenweg vom Aufsichtsrat zur Geschäftsleitung ist mehr als eine Interimslösung für die langen Zwischenzeiten von Sitzung zu Sitzung. Jener Weg ist keine Einbahnstraße. Vielmehr soll die Geschäftsleitung ihrerseits stets den Kontakt zum Vorsitzenden suchen. Ein kontinuierliches Hin und Her von zeitnahen Informationen trägt den zentralen Aufgaben des Aufsichtsrates Rechnung, nämlich der Beratung und der Aufsicht. Die Mittlerrolle des Vorsitzenden verlangt auch insofern Takt und Courage, kurz: Format.

Der/Die Aufsichtsratsvorsitzende so­wie die Mitglieder der Geschäftsleitung sind die Schlüsselpersonen des Unternehmens. Ein kluger Lenker des Aufsichtsrates ist Garant für die Effizienz des ­ganzen Gremiums. Lässt die Unternehmensleitung zu wünschen übrig, so ist das Aufsichtsgremium - vor allem sein Vorsitzender - besonders gefordert. Ist sie aber erfolgsverwöhnt und forsch, muss der/die Vorsitzende darauf achten, dass das Gremium nicht ins Schlepptau der Geschäftsführung gerät. Die Balance zwischen Geschäftsführung und Aufsichtsrat ist bisweilen heikel; sie stellt sich meist nicht von selbst ein.