Vertrauen ist gut, Kontrolle auch

Gerade von Wohlfahrtsverbänden wird erwartet, dass sie mit den ihnen an­vertrauten Geldern und Gütern korrekt wirtschaften. Aber auch hier arbeiten Menschen, die Fehler machen. Um Fehltritte bei den Finanzen zu vermeiden oder wenigstens im Nachhinein zu korrigieren, kann eine Innenrevision sinnvoll sein.

Im Unterschied zur Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer fokussiert die Innenrevision auf das interne Kontrollsystem, die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Wirksamkeit und Sicherheit von betrieblichen Vorgängen, die Prüfung der Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und anderen ­externen und internen Regelungen (Compliance) sowie die Richtigkeit des Rechnungswesens.

Mehrere Verbände teilen sich die Kosten

Wegen ihrer Größe dürften die wenigsten Caritasorganisationen eine eigene Innenrevision vorhalten. Auch die in solchen Fällen angeratene externe Beauftragung ist ein kostspieliges Projekt, das viele Wohlfahrtsverbände scheuen. Daher war Hans-Georg Liegener, Geschäftsführer des Caritasverbandes für die Region Krefeld, spontan sehr angetan, als er von dem Projekt einer Innenrevision als "Poolkonzept" beim Deutschen Roten Kreuz Nordrhein erfuhr. Mit der Idee, dieses Konzept zu übertragen, stellte er den anderen Caritas-Geschäftsführern im Bistum Aachen das Projekt vor.

Bei dem Modell "Poolkonzept" tragen mehrere Verbände gemeinsam die Kosten für die Revision. Jeder zahlt einen Sockelbetrag, die weitere Beteiligung wird je nach Größe und Umsatz des Verbandes gestaffelt. Das Poolkonzept sieht vor, aus der Menge aller Teilnehmer einige durch Losentscheid zu ermitteln, die dann einer Revision unterzogen werden. Die anderen Verbände im Pool führen die Prüfung in Eigenregie anhand eines Fragebogens durch, den die Revisionsfachleute erstellt haben. Diese werten die Fragebögen auch aus, so dass  jeder Poolteilnehmer sein individuelles Ergebnis erhält.

Als Pilotprojekt unterzog sich die Caritas Krefeld einer Revision durch die externe Gesellschaft, die das Poolkonzept beim Deutschen Roten Kreuz eingesetzt hatte: Im Herbst 2010 nahmen Prüfer der Tasco GmbH eine Woche lang die Buchhaltung, das Mahnwesen und die organi­satorischen Rahmenbedingungen der Finanz­abteilung unter die Lupe. Ein Bündel von Maßnahmen wurde zur Einarbeitung in die Finanzrichtlinie und anschließenden Umsetzung vorgeschlagen.

Bei einem Kontrollbesuch (Follow-up) ein Jahr später stellte die Revisionsgesellschaft fest, dass vorhandene Lücken im internen Kontrollsystem geschlossen werden konnten. Was war in der Zwischenzeit passiert? Die Buchhaltung wurde übersichtlicher gestaltet, das "Vieraugenprinzip" angepasst, die Bearbeitungsdauer für Buchungen fest­gelegt, und es wurden kleine Fehler abgestellt. "Für die Caritas Krefeld hat sich die Revision gelohnt. Einerseits sind wir erleichtert, dass keine großen Fehler gefunden wurden, andererseits können wir beruhigt sein, dass uns die neu gefasste Richtlinie Finanzen sicher vor dem einen oder anderen Fehltritt bewahren wird", fasst Hans-Georg Liegener zusammen.

Diese positive Erfahrung aus Krefeld wurde im Bistum Aachen in der Geschäftsführerkonferenz besprochen. Als hilfreich hatte sich für den Caritasverband für die Region Krefeld erwiesen, dass das Beratungsunternehmen keine "Patentrezepte" vortrug, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitenden nach einer Optimierung der Abläufe suchte. So entstand eine passgenaue Problemlösung, die dem Alltag standhält. Die Vorteile des Poolkonzepts liegen auf der Hand: Bei überschaubaren Kosten findet eine Revision in größeren Abständen statt, zugleich sorgt die jährliche Beantwortung des Revisions-Fragebogens dafür, dass der Blick geschärft wird.

Die Geschäftsführer im Bistum Aachen haben vereinbart, das Poolkonzept im Rahmen einer bistumsinternen Innenrevision weiterzuverfolgen. Denn auch für Wohlfahrtsverbände gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle (manchmal) auch.