Due-Dilligence-Methode hilft bei Krisen aller Art
Die sich vielfältig verändernden Rahmenbedingungen, unter denen soziale Einrichtungen ihre Leistungen erbringen, umfassen Risiken. Es ist fast unvermeidlich, dass kleine und auch größere Krisen entstehen.
Je weiter Aufsichtsgremium und Geschäftsführung von der operativen Bewältigung einer Krise entfernt sind, umso wichtiger ist es, dass sie sich und den Fortbestand der Einrichtung über ein wirksames und nachhaltiges System der Krisenbewältigung absichern. Das methodische Vorgehen der Due Diligence ("gebührende Sorgfalt") bietet hier einen effektiven Weg. Diese Methode hat ihren Ursprung im Kontext von Unternehmensübernahmen, sie beschreibt die sorgfältige und umfassende Prüfung der dabei anstehenden Herausforderungen. Die Methode lässt sich leicht auf andere unternehmerische Herausforderungen übertragen.
Durch die Prüfung aller relevanten internen und externen Daten und Sachverhalte soll in erster Linie das Risiko für den/die Entscheider(in) deutlich reduziert werden. Stärken und Schwächen des Unternehmens im Zusammenhang mit einer gegebenen Problemstellung werden herausgearbeitet. Unter Berücksichtigung externer Einflüsse, wie zum Beispiel allgemeiner Marktentwicklungen, lassen sich daraus Chancen und Risiken ableiten. Das Ergebnis dieser Untersuchung bildet schließlich die Grundlage für die Entscheidung über die notwendigen Maßnahmen.
Die Übertragung auf die Bewältigung von Krisen lässt sich anhand eines Beispiels veranschaulichen: In einer Pflegeeinrichtung sind Missstände entstanden, die zu Kundenunzufriedenheit, schlechter Presse und Androhungen der Heimaufsicht geführt haben. Im Rahmen der Due-Diligence-Methode wurden nach der kurzfristigen Bildung eines Krisenteams im ersten Schritt alle für die Krisenbewältigung relevanten Informationen zusammengetragen. Hierzu gehörten insbesondere
- eine pflegerische Bestandsaufnahme bei jedem Bewohner der Einrichtung,
- die Analyse der Kritikpunkte der Heimaufsicht,
- die Prüfung der Pflegedokumentation,
- die Analyse der Organisation der Leistungsprozesse.
Neben diesen formalen Fragestellungen war ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Prüfung die Einbeziehung der Bewohner(innen), Mitarbeiter(innen) und Angehörigen.
Sofern die Verbesserungsnotwendigkeiten noch nicht konkret benannt waren, wurden sie aus der Bestandsaufnahme abgeleitet und in eine Masterplanung übertragen. Diese gliederte sich in die Bereiche:
- Kommunikation und Beschwerden,
- Pflege und Dokumentation,
- Strukturen und Prozesse,
- soziale Betreuung,
- Mitarbeiter und Mitarbeitervertretung,
- Gebäude und Haustechnik.
Für jede Maßnahme wurde ein(e) für die Umsetzung Verantwortliche(r) benannt und ein verbindlicher Termin festgelegt. Zur Sicherstellung umfassender Sorgfalt wurden in den Gesamtprozess Mitarbeiter(innen) aus unterschiedlichen Professionen und Hierarchieebenen einbezogen. Alle Ergebnisse der Bestandsaufnahme, die abgeleiteten Optimierungspotenziale sowie die Masterplanung wurden in einem Bericht zusammengefasst und mit allen relevanten Verantwortungsträger(inne)n abgestimmt. Die Umsetzung der Maßnahmen wurde in regelmäßigen Besprechungen auch mit dem Aufsichtsgremium reflektiert. Auf diese Weise konnte auf allen Ebenen der Einrichtung die Bewältigung der Krise nachvollzogen und abgesichert werden.
Im Ergebnis wurde die komplexe Struktur der Krise auf das für die Entscheidung Wesentliche gebracht und transparent gemacht. Wesentliches Erfolgskriterium für die Nachhaltigkeit ist dabei die Einbeziehung zukünftiger Chancen und Risiken in die Maßnahmenplanung. In der beschriebenen Situation hat die Einrichtung die Krise unter Anwendung der Due-Diligence-Methode bewältigt und sich für die Zukunft abgesichert.
