Gebäudemanagement will organisiert sein
Wer in sozialen Einrichtungen Leitungsaufgaben übernimmt, erhält in der Regel auch die Verantwortung für die Immobilie. Doch Gebäudemanagement ist so umfassend, dass die Leitung allein damit eigentlich schon ausgelastet wäre. Die Aufgaben reichen von der Organisation der Flächen- und Raumplanung, der Bestandserfassung und -pflege inklusive der Inventur und der zentralen Dienste über die Hauswirtschaft und die Haustechnik bis hin zu logistischen Aufgaben. Weiter beinhaltet das Gebäudemanagement die kaufmännische Bewirtschaftung der Immobilie, das Rechnungs- und Versicherungswesen und die Vermietung sowie letztendlich die technische Bewirtschaftung mit Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Um sich hier zu entlasten, ist es notwendig, diese Funktionen zu organisieren. Die Leitung der Sozialeinrichtung sollte beim Gebäudemanagement das koordinierende Element sein - inmitten eines Teams verantwortlicher Mitarbeiter(innen). Aus dem Hausmeister wird der Haustechniker, der sowohl für die Instandhaltung der technischen Anlagen als auch für deren Betriebsführung verantwortlich ist. Die Hauswirtschaftsleitung übernimmt die Verantwortung für die zentralen Dienste der Einrichtung. Dabei verantworten Teilbereiche, wie die Speisenversorgung, selbstbestimmt ihren Bereich. Bei der Hauswirtschaftsleitung kann auch die Flächenbewirtschaftung angegliedert werden. Das Rechnungs- und Vertragswesen übernehmen hausinterne oder trägerangebundene Verwaltungsstellen.
Alle Bereiche liefern kontinuierlich das Gebäude und seinen Betrieb betreffende Informationen an den/die Koordinator(in). Diese(r) kann nunmehr unter Einbeziehung seines/ihres Informationsstandes entscheiden, ob er/sie selbst oder unter Mithilfe von Fachleuten die erforderlichen Entscheidungen trifft. Eine Voraussetzung ist die individuelle Erfassung aller Basisdaten, die das Gebäude, die Räume, die Anlagen und Maschinen betreffen. Hilfreich könnten hier die zahlreichen auf dem Markt zu findenden Datenverarbeitungsprogramme sein.
Beginnen sollte man mit dem Sammeln und Ordnen der Unterlagen. Dazu zählen Grundrisspläne jedes Geschosses, der diversen Abteilungen, numerisch oder alphabetisch gegliederte Raumverzeichnisse, Raumbeschreibungen mit Informationen zum Bodenbelag, zu den vorhandenen Türen und Fenstern, den Elektro- und Sicherheitsinstallationen, dem Heiz- und Lüftungssystem, dem Anstrich, möglichst dem Raum zugeordnete Inventarlisten und Informationen zu baulichen Veränderungen in Form von Beschreibungen und Detailplänen. Auch alle Unterlagen für Anlagen, Maschinen oder Geräte (wie Betriebsanweisungen, technische Leistungsmerkmale, Rechnungen, Vertragsunterlagen), Versicherungsunterlagen und Verträge für Miete und Leasing gehören dazu. Vereinbarungen zu Dienstleistungen wie Wäsche, Reinigungs- beziehungsweise Speisenversorgung, Hygienearbeiten und Schädlingsbekämpfung, Energieversorgung oder Abfallentsorgung sind ebenso wichtig wie die Verbrauchszahlen für Strom, Wärme, Wasser, Abwasser, Wäsche, Lebensmittel, Essensteilnehmer, Bewohner/Personal, Lampen. Auch der Kostenaufwand für alle anfallenden Ausgaben zählt dazu.
Welche Reinigungsfirma passt?
Diese und weitere individuell die Einrichtung betreffende Informationen bilden die Grundlage für alle Beratungen und die Entscheidungsfindung. Nur so können Ausschreibungen beispielsweise für eine Reinigungsdienstleistung erarbeitet werden. Grundlage dafür bildet das Raumbuch, ein Verzeichnis aller Räume mit deren Größe, der Bodenbeschaffenheit, der Möblierung und den vorhandenen Fenstern und Türen. Ergänzt durch die Leistungsanforderungen und die von ihnen definierten Qualitätsstandards können die Dienstleister miteinander vergleichbare Angebote abgeben. Auf dieser Basis kann man sich zum Beispiel zwischen einer Eigenreinigung oder der Fremdvergabe entscheiden. Unwissenheit und unklare vertragliche Absprachen können jedoch zu Qualitätseinbußen und ungeplanten Mehrkosten führen.
